1.

A tábor szempontjából elsődleges a szálláshelyek, sátorozó helyek leszervezése. Ezek meghatározzák az egy-egy napba betervezhető etapokat is. Ha egy település környékén nincs kijelölt kereskedelmi szálláshely, érdemes az önkormányzatoknál kezdeni az érdeklődést: iskolaudvarok, kultúrházak, sportpályák, játszóterek, de még maga az önkormányzat udvara is potenciális vándortábori egyéjszakás, költséghatékony helyszínek lehetnek. Hasonló segítséget az erdészetektől is kaphatunk, vagy helyi civil szervezetektől. A hatályos jogszabályok alapján egy éjszakát bárhol sátrazhatunk, ahol ezt külön rendelkezés nem tiltja, de nem mindenütt adottak a feltételek – ivóvízvételi lehetőség és közvilágítás.

2.

Az étkeztetésnél olyan menüt tervezzünk, amely a helyi viszonyokhoz alkalmazkodik, egy edényben elkészíthető jellegű, kielégíti a túrázás energiaigényét, és lehetőség szerint könnyebben szállítható alapanyagokból készül. Utóbbira ideálisak a rizs, száraztészta és hüvelyesek alapanyagával készülő ételek. A fejadagok számításánál 25-30 dkg szárazanyag-tartalmat számíthatunk étkezésenként és fejenként, ami a szárazáruk esetében 10-12-15 dkg alapanyagot jelent, 2-2,5-szeres mennyiségű főzővízzel vagy egyéb folyadékkal elkészítve.

3.

A többnapos ellátás során készítsünk előzetes tervet az élelmiszerkészletek felhasználására! Mindig a romlandóbb és nehezebben szállítható alapanyagból készülő fogásokkal kezdjük, s a tábor végére maradjanak a tartósabb összetevők. Ennek alapján a pakolásnál is a felhasználás sorrendje szerint csoportosítsuk a hozzávalókat, sokkal könnyebb dolgunk lesz a helyszínen.

4.

A résztvevők számára mindig készítsünk előzetes tájékoztatást arról, miket tartalmazzon az ajánlott felszerelés. A listát beoszthatjuk kötelező elemekre (esőkabát, zseblámpa stb) és ajánlott darabokra is. A ruházat összeállításánál hívjuk fel a figyelmet a legszükségesebb mennyiségek betartására! A tájékoztató kiegészülhet egy tiltó listával is, a felesleges, és nem túrázáshoz illő tárgyakról.

5.

Az előkészítés során, praktikusan a jelentkezéseknél gyűjtsünk össze minden releváns adatot; praktikusan az életkorról, utazási kedvezményekről, rendszeresen szedett gyógyszerekről!

6.

Az ellátó autó, de ennek hiányáéban a tábori felszerelés karbantartásához is elengedhetetlen az, hogy rendelkezzünk némi szerszámkészlettel. A sátorvarrástól a cipójavításon át a főzőfelszerelés reparálásáig vagy egyszerűbb táborállítási feladatokig sok minden adódhat, ami különösen lakott területektől távol másképpen nem megoldható. Egy közös szerszámossal megelőzhető az, hogy mindenki egyénileg készüljön és kényszerüljön cipelni a fentieket.

7.

Mindig tartsuk magunknál a résztvevők elérhetőségeit! A mobilok korában így nem okozhat gondot a túra közben a lemaradók vagy az esetlegesen eltévedtek nyomon követése. Szintén kérjünk minden résztvevőhöz otthoni kontaktot (szülő, testvér, házastárs) aki probléma esetén értesíthető!

8.

A közös használatra összeállított tábori felszerelésekről készítsünk egyszerű leltárt, valamint lássuk el olyan egyedi jelzéssel, amely alapján megkülönböztethetők a saját darabokról.

9.

Készítsünk kétféle elsősegély készletet: az egyik egy könnyű elemekből álló, egyszerűsített terepi elsősegély csomagocska, sebfertőtlenítővel- és kötözővel, antiallergénnel és fájdalomcsillapítóval, kullancskiszedővel. A tábori készlet kibővített állománya a napi szedésű gyógyszereken túl tartalmazhat többféle kiegészítést, vitaminpótláshoz szereket, végtagrögzítésre alkalmas eszközt, lázcsillapítót, hőmérőt, női problémák esetén használható eszközt,s tb.

10.

A résztvevőkkel fontos előre tisztázni a túrán rájuk váró menetrendet, a napi várható távokat és a nehézségi fokot. Célszerű őket még az indulás előtt felkérni egy hátizsák-próbára, amelyből kiderül bírja-e a betervezett felszerelést tulajdonosa.

11.

A napi menterendet és a szálláshelyeket a vízvételi lehetőségekhez kell igazítani. Előre kell tájékozódni van-e a szálláshelyen tisztálkodási lehetőség, ivóvíz, a napi távolságban forrás vagy közkút. Az esti tisztálkodást legalább kétnaponta biztosítani kell, háromnaponta lehetőség szerint meleg vizes verzióban is – a résztvevőket pedig előzetesen tájékoztatni ezek minőségéről.

12.

Mint minden tervezésnek, a táborszervezési folyamatnak is leglényegesebb eleme a pénzügyi terv elkészítése. A létszám által megszabva az étkeztetési költségek és a szállásdíjak, a kedvezményektől függően pedig az utazási költségek és az esetleges belépők szablyák meg ennek kereteit. Az előre tervezett költségvetés alapján szabható meg a részvételi költség pontos értéke – a következő évben viszont már lehetővé válik a korábbi tapasztalatok felhasználása alapján a pontosabb becslés készítése. A betervezett költségek mellé mindig képezzünk valamennyi tartalékot – váratlan helyzetekre, kiadásokra sajnos mindig lehet számítani.